Eminiz pek çok kişi iş hayatında bir proje ya da araştırma sonucunda veya okul hayatında bir ödev ya da inceleme için rapor yazmıştır. Rapor aslında yapılan işin sonucunun anlatıldığı bir metindir ve pek çok farklı konuda yazılabilir. Ancak rapor nasıl yazılır sorusunun yanıtı ‘gönlünüze göre yazın’ değildir çünkü edebi bir biçim olduğu için yazımının belirli kuralları vardır.
Elbette neden rapor yazıldığına göre uygulanması gereken kurallar ve dikkat edilmesi gereken biçim değişiklik gösterecektir ancak yine de raporu rapor yapan bazı ortak noktalar vardır. Bu noktaları bildikten sonra ilk kez yazıyor olsanız bile emin olun metnin yağ gibi kayıp gittiğini göreceksiniz. Rapor nasıl yazılır, hazırlık aşamaları nelerdir gelin yakından bakalım ve dikkat etmeniz gereken temel noktaları görelim.
Önce ne olduğunu iyi anlayalım; Rapor nedir?
Bazı alanlarda sözlü olarak verilse de genel olarak yazılı olarak hazırlanan ve bu nedenle yazanak olarak da adlandırılan rapor; bir projenin, araştırmanın, incelemenin ya da ödevin sonuçlarının aktarılmasıdır. Bir kişi tarafından hazırlanabileceği gibi birden çok kişi tarafından da hazırlanabilir.
En sık karşılaştığımız rapor konularından bazıları:
- Ekonomik durumun değerlendirilmesi.
- Eğitim faaliyetlerinin değerlendirilmesi.
- Bilimsel çalışmaların değerlendirilmesi.
- Siyasi ya da politik bir olayın genel yapıya etkisinin değerlendirilmesi.
- Sanat eserlerinin incelenmesi ve değerlendirilmesi.
- Toplumsal konulardaki değişikliklerin ya da sorunların değerlendirilmesi.
Bazı rapor türleri ve özellikleri:
- Yıllık raporlar
- Haftalık raporlar
- Proje raporları
- Satış raporları
- Araştırma raporları
- Akademik raporlar
Yıllık raporlar:
Yıllık raporlar genel olarak ticari işletmelerin bir yıl içerisinde yaptığı tüm ticari faaliyetlerin özet olarak anlatıldığı bir rapor türüdür. Bu raporun hazırlanış amacı işletme ortaklarının, denetçilerin ya da yöneticilerin işletme hakkında bilgi sahibi olmasını sağlamaktır. İnternet sitesi verileri, satış oranları gibi bilgiler yıllık raporda yer alabilir.
Haftalık raporlar:
Haftalık rapor genel olarak daha küçük bir ekibin bilgilendirilmesi için hazırlanan raporlardır. Süregelen bir iş sırasında ekip üyelerinin kendileri dışında devam eden işler hakkında bilgi alması ve buna göre düzenlemeler yapması için hazırlanır. Tek sayfalık kısa bir metin olabileceği gibi işin detaylarından da bahsedilebilir.
Proje raporları:
Proje raporu çok daha sık hazırlanarak en güncel bilgilerin paylaşılması için yazılabilir. Söz konusu projenin katılımcılarını, çalışanlarını ve varsa müşterilerini son gelişmelerden haberdar etmek için hazırlanır. Projenin nasıl ilerlediğinden, ne zaman biteceğinden ve yapılacak değişikliklerden bu raporda bahsedilebilir.
Satış raporları:
Pazarlama raporları olarak da adlandırabileceğimiz satış raporları, bir mal ya da hizmetin satışı sırasında izlenilen stratejinin durumunu göstermek için hazırlanır. Daha çok grafik ve tablo kullanılarak hazırlanması beklenen satış raporlarında uygulanan stratejinin nasıl bir geri dönüş sağladığından, kar oranlarından ve varsa değişiklik önerilerinden bahsedilebilir.
Araştırma raporları:
Araştırma raporları pek çok farklı alanda ve pek çok farklı konu üzerinde yapılan araştırmaların ve incelemelerin sonuçlarını açıklamak için yazılır. İnceleme konusu, kullanılan kaynaklar, bilimsel veriler, yapılan değerlendirmeler ve sonuçta nasıl bir kanıya varıldığı araştırma raporlarında açık bir şekilde paylaşılır.
Akademik raporlar:
Akademik raporlar lisans, yüksek lisans, doktora seviyesinde yapılan araştırmaların sonuçlarının paylaşılması için yazılır. Yazım ve uygulama kurallarına dikkat edilmelidir. Akademik bir çalışma olduğu için kurumun kurallarına en uygun biçimde hazırlandığından emin olunmalıdır.
Rapor hazırlayacak kişide olması beklenen niteliklerden bazıları:
- Değerlendirilecek konuda uzman olmak ya da derinlemesine araştırma yapmak.
- Raporun neden yazılacağını iyice anlamış olmak.
- Konu hakkında geniş kaynak taraması yapmak.
- İnandırıcı ve tatmin edici bir değerlendirme yapmak.
- Değerlendirmeyi tarafsızca yapmak.
- Bilimsel ölçüleri ön planda tutmak.
- Olumlu ya da olumsuz tüm görüşleri delillerle ortaya koymak.
- İnceleme sonucunu açıkça ortaya koymak.
- Gereksiz ayrıntılara gitmemek.
- Yanlış anlaşılacak ifadelerden kaçınmak.
Her raporda mutlaka bulunması gereken bölümler:
- Raporun başlığı ve hazırlayan kişinin adı yazılı bir kapak.
- İçerik başlıklarının yer aldığı İçindekiler bölümü.
- Konudan bahsedilen Giriş bölümü.
- Konunun detaylandırıldığı, örneklendirildiği, tartışıldığı ve çözümlendiği Gelişme bölümü.
- Gelişme bölümünün çözüme bağlandığı Sonuç bölümü.
- Kullanılan kaynakların paylaşıldığı Bibliyografya bölümü.
- Varsa diğer bölümlerde bahsedilmeyen bilgilerin paylaşıldığı Ekler bölümü.
Rapor nasıl yazılır? İşte dikkat edilmesi gerekenler:
- Mutlaka temel bilgilerin yer aldığı bir kapak hazırlayın.
- İmla kurallarına uygun bir Türkçe kullandığınızdan emin olun.
- A4 kağıt ölçüsünde sayfayı dikey kullanın.
- Yazı tipi olarak Times New Roman, Arial, Courier karakterlerden birini, tercihen Times New Roman tipini kullanın.
- Yazı 12 punto ve normal olsun ama bazı bölümleri koyu ya da italik yapabilirsiniz.
- Satır aralığını 1.0 olarak belirleyin.
- Üst ve alt boşlukları 4.25 cm, sağ ve sol boşlukları ise 4.35 cm olarak belirleyin.
- Metni tek sütun olarak hazırlayın.
- Metni justified şeklinde yani sayfanın her iki yanına dayandırın.
- Paragraf başı boşluklar 1 cm olsun ama paragraftan sonra boşluk bırakmayın.
- Başlıkları koyu ve yalnızca ilk harfi büyük olarak yazın.
- Alt başlıklar italik yazılmalı.
- Raporun en fazla 12 sayfa olması beklenir ama Ekler bölümünü dilediğiniz kadar uzatabilirsiniz.
- Sayfa numaralandırmasına dikkat edin.
- Satır sonlarında kelimeleri çizgiyle bölüp alt satırdan devam etmeyin.
- Tablo ve şekilleri numaralandırın ve açıklayın.
Bir rapor hazırlarken dikkat edilmesi gereken en önemli noktalardan bazıları bu şekilde. Giriş bölümünde de değindiğimiz gibi raporu neden yazdığınıza ve kime teslim edeceğinize göre uygulamanız gereken kurallarda değişiklik olabilir ancak genel olarak uygulanan kurallar bu şekilde belirlenmiştir.
Raporun hazırlama aşamaları nelerdir?
- Konuyu belirleyin.
- Kaynak incelemesi yapın.
- Not kartları oluşturun.
- Kısa ve net bir başlık belirleyin.
- Ana başlıkları 1, 2, 3 numaralarıyla belirleyin.
- Not kartlarınıza göre alt başlıkları 1.1, 1.2, 1.3 şeklinde belirleyin.
- Daha fazla alt başlık varsa 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3 şeklinde belirleyin.
İş ve okul hayatında sık sık karşımıza çıkan rapor nasıl yazılır, hazırlama aşamaları nelerdir, nelere dikkat etmek gerekir gibi merak edilen soruları yanıtladık. Rapor yazım kurallarının raporu teslim edeceğiniz yere göre değişiklik gösterebileceğini tekrar hatırlatalım.
